在數位時代，敏捷性是世界運轉的動力。對於您的機構或組織提供的任何產品或服務，您必須能夠滿足不斷變化的客戶需求和期望。有時，這意味著改變您接觸受眾的方法，他們的回饋將幫助您找出如何最好地調整產品和服務並提供最佳的客戶體驗。
軟體開發人員很清楚這一點。他們不斷更新產品，修復錯誤並進行升級。這就是所謂的敏捷軟體開發。
在人口普查局，我們借鑒了他們的敏捷手冊，在與員工、數據使用者和其他關鍵利害關係人的溝通中使用這種迭代或自適應方法。這意味著我們定期審查我們的年度溝通計劃，並根據以下內容調整策略：
每種策略對其目標受眾的效果如何，我們可以透過網路分析和調查回應率等指標來衡量。
我們機構或整個世界的環境發生變化（例如，領導階層的變化，或國會的新方向）。
客戶或員工的回饋顯示需要重新考慮某些外展活動或需要改變溝通模式。
這種溝通方式與許多政府機構過去進行外展活動的方式相比發生了翻天覆地的變化。過去，有固定的溝通計畫。如果計劃中的某些內容不起作用，則不一定有辦法快速改變方向。因此，各機構都嚴格遵守該計劃，直到有機會改變它——幾個月或更長時間。現在，部分歸功於數位化的進步，機構幾乎在收到表明他們需要採取不同做法的回饋後，就有能力做出改變或添加新方法。
想在您的機構或組織嘗試敏捷通訊嗎？以下是一些需要採取的步驟：
確定它是否合適。在人口普查局，迭代方法比傳統 韓國手機號碼 的「瀑布」方法取得了令人難以置信的進步，「瀑布」方法是一種直接而深思熟慮的計劃，幾乎沒有留下任何靈活性的空間。然而，靈活、多變的方法可能並非在所有地方都適用。如果滿足以下條件，迭代溝通可能對您有用：
您的工作不需要遵循耗時的協議。
您擁有收集分析和回饋並採取行動的資源。
您的產品或服務可以從持續或頻繁的推廣和改進中受益。
建立反饋循環。如果你不認真傾聽，你就無法適應。在人口普查局的數位轉型過程中，我們收到了大量來自客戶和員工的回饋。透過社群媒體、呼叫中心以及我們的數據傳播專家與客戶的互動，我們能夠獲得有關用戶如何與人口普查局數據互動的直接回饋。在內部，我們的員工透過電子郵件、內部網路回饋工具和簽到會議提交意見。我們也使用網路、電子郵件和應用程式分析來告訴我們什麼時候與公眾的溝通達到了目標，什麼時候沒有達到目標。
決定要改變什麼。迭代通訊方法的挑戰在於決定需要什麼樣的適應。由於所有回饋都來自員工和客戶，因此有很多內容需要選擇。一般來說，如果我們從許多人那裡聽到了相同類型的回饋，我們傾向於接受更改建議。例如，許多客戶告訴我們網站上的搜尋功能很難導航。我們經常收到這樣的回饋，因此將更用戶友好的搜尋功能整合到我們的下一次數位升級中是有意義的。我們也可能進行迭代更改，以修正阻止客戶回覆調查或取得所需資訊的問題。我們也可能選擇進行一些易於實施的微小更改，從而帶來更好的客戶或員工體驗。
正如我在上一篇文章中討論的那樣，有時消息會被扭曲。透過在使用敏捷方法的過程中調整您的溝通方法，您可以確保每個人都在同一頁上。
Stephen L. Buckner 是GovLoop 特色部落格計畫的一部分，我們在這個計畫中刊登來自全國（甚至全世界！）政府聲音的部落格文章。要查看更多精選 Blogger 帖子，請按此處。