白宫备忘录OMB 17-22要求联邦机构通过审查流程、取消冗余项目和减少联邦工作人员来“打造一个精简、负责、高效的政府”。此外，它还要求在三个月内制定出这些举措的计划。
在最近的一篇文章中，我们讨论了机构需要采用企业内容管理 (ECM) 策略才能在短时间内实现这些目标。技术可以成为在不裁员或增加预算的情况下实现效率目标的关键推动因素。具体而言，ECM 为机构提供了一种策略，可以最大限度地减少工作量、提高效率并更好地满足公民的需求。
然而，由于已有遗留系统、组织孤岛和低效工作流程，可能不清楚从哪里开始或如何采用 ECM。开始 ECM 之旅的最佳方式是评估您的机构目前捕获信息的能力。提供 ECM 平台 OnBase 的 Hyland 专家建议首先问自己一系列问题，包括：
我们是否尽可能高效且尽早地获取所有文件和信息？
我们如何处理接收、文件传送、任务、例外、修订、签名和其他通知？
我们如何为每个有需要的人提供适当的访问权限？
内容是否与包含相关信息的解决方案相关？
我们如何衡量流程效率？
我们是否满足合规性和记录要求？
您是否在高效地收集内容，尤其是对于联邦机构而言，这个问 阿根廷电话 题的答案很可能是“否”。在许多情况下，机构会发现他们的信息隐藏在政府的黑洞中，因为表格、申请和其他文件仍然以纸质形式归档。这是有效 ECM 和满足 OMB 的 17-22 要求的关键障碍，因为纸质系统：
打印、复印和归档产生大量资源成本
手动数据输入增加工作量
需要跨多个物理位置分布的工作人员
防止创建单一、权威的信息源
为了使 ECM 有效，任何关键文档都应可从单一数字位置访问。因此，任何满足联邦改革要求的计划的第一步都应该是无纸化。首先实施数字化纸质文档的策略，包括文档扫描、转换为电子表格以及将您的信息系统与 Outlook 等邮件服务集成。
然后，考虑一下您的信息管理。有效的 ECM 需要最少的数据输入，大多数内容在被系统捕获后会自动分类和索引。这使得政府工作人员可以专注于关键任务，而不是手动复制和归档文件。
接下来，考虑如何向所有需要的人提供适当的访问权限。ECM 平台可以创建单一记录系统，任何相关信息都可以快速访问和使用。
只要有可能，就考虑如何扩展系统中的信息量。如果您将 ECM 配置为与 IT 环境中的其他数据源连接，则可以显著增强您在一个地方提供的信息量。
此外，如果您在平台上添加基于网络的搜索功能，任何有互联网接入的人都可以方便地搜索您的信息。在许多情况下，这使得公民无需政府工作人员干预即可访问内容。它提高了透明度——选民日益增长的需求——同时也简化了服务交付。
与此同时，公务员拥有一个内部数据库，可以从中提取关键信息来为公民服务并快速完成自己的任务。这个单一的集成系统使联邦机构能够实现：
由于工作人员无需在系统之间来回寻找数据，因此减少了完成流程的时间
由于员工使用他们已经熟悉的单一系统，因此无需培训时间
预填充的电子表单提供工作流程，减少时间并避免重复数据输入
但是，ECM 带来的效率并不止于此。考虑一下您目前是否能够实时查看流程。您可能没有。但是，互联的 ECM 系统可提供完整的流程可见性，因为机构的所有关键信息都通过单一平台流动。从一个仪表板，您可以监控流程、映射项目并识别瓶颈。然后，您可以开始就如何分配资源、如何组织流程以及员工如何工作做出更好的决策。
最后，确保在提高效率的过程中考虑安全性。同样，ECM 可以通过加密文件、创建灾难恢复备份以及自动对文档进行分类发挥关键作用。它还可以消除文件归档任务中容易出错的手动流程，从而节省员工的时间和资源。
通过 ECM 旅程的每一步，机构都将实现效率效益。最终，ECM 为机构节省了资金，减少了员工工作量，并改进了流程——这正是 OMB 17-22 设定的目标。